Jäsenrekisteri

Rekisteri- ja tietosuojaseloste

 

Tämä on Sälinkään kartanoseura ry:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 8.9.2020. Päivitetty 19.4.2024.

 

  1. Rekisterinpitäjä

Sälinkään kartanoseura ry, Mäntsälä

Y-tunnus: 0691285-2

Kartanoseuran puheenjohtaja. Kulloinkin puheenjohtajana toimivan henkilön nimi on julkaistu yhdistyksen kotisivuilla osoitteessa https://salinkaankartano.fi

 

  1. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Kartanoseuran sihteeri. Kulloinkin sihteerinä toimivan henkilön nimi on julkaistu yhdistyksen kotisivuilla osoitteessa https://salinkaankartano.fi

 

  1. Rekisterin nimi

Jäsenrekisteri

 

  1. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on

– henkilön suostumus, dokumentoitu: jäsen antaa suostumuksensa maksaessaan jäsenmaksun

– yhdistyslaki edellyttää yhdistyksiä pitämään jäsenluetteloa

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito jäseniin.

 

  1. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, mahdollinen asema hallituksessa, sähköpostiosoite, puhelinnumero sekä liittymisvuosi.

 

  1. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan jäseneltä liittymisen yhteydessä.

 

  1. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tiedot ovat vain yhdistyksen sihteerin ja puheenjohtajan, tarvittaessa myös muiden hallituksen jäsenten käytössä. Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille eikä siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, ellei laki tai viranomainen lainmukaisesti niin vaadi. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin on sovittu jäsenen kanssa.

 

  1. Rekisterin suojauksen periaatteet ja säilytysaika

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain puheenjohtajan tai sihteerin toimesta. Paperiset rekisterit säilytetään lukitussa tilassa. Tietoja säilytetään rekisterissä niin kauan kuin henkilö on yhdistyksen jäsen. Henkilön yhdistysjäsenyyden päättyessä tiedot poistetaan rekisteristä Sälinkään kartanoseura ry:n seuraavan vuosikokouksen yhteydessä siitä, kun jäsenyyden päättäminen on saatettu yhdistyksen hallituksen tietoon.

 

  1. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa henkilölle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

 

  1. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa henkilölle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).